Data Protection Impact Assessment (DPIA)

1. Documentinformatie

2. Samenvatting

Deze DPIA beschrijft de gegevensverwerkingen binnen CareGPT op productniveau. CareGPT is een AI-assistent voor zorgprofessionals die ondersteunt bij administratieve taken zoals het schrijven en herschrijven van teksten, verslaglegging, het opstellen van plannen en het bevragen van bestaand beleid. CareGPT is geen bronsysteem en voert geen cliëntdossier.

De verwerking loopt zolang de dienst wordt afgenomen. Het aantal gebruikers verschilt per afnemer. De zorgaanbieder beoordeelt deze DPIA als verwerkingsverantwoordelijke; het document ondersteunt de besluitvorming over de inzet van CareGPT en bevat de afweging van noodzaak, proportionaliteit, restrisico's en maatregelen.

3. Beschrijving van de verwerking

3.1 Doel van de verwerking

Het verwerken van prompts, uitvoer en geüploade documenten in een AI-assistent voor zorgprofessionals, met accountbeheer, logging en back-up. Gezondheidsgegevens komen uitsluitend in de verwerking terecht voor zover een gebruiker die zelf invoert. CareGPT is geen bronsysteem en voert geen cliëntdossier of zorgontvangersadministratie.

De toepassing wordt gebruikt voor administratieve ondersteuning, verslaglegging en documentatie. De toepassing wordt niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming, beoordeling, selectie, plaatsing, sancties of formele beslissingen over patiënten of cliënten.

3.2 Rechtsgrond

De rechtsgrond is artikel 6 lid 1 sub f AVG, gerechtvaardigd belang voor de interne bedrijfsvoering. Het belang van de organisatie bij efficiënte zorgadministratie met AI-ondersteuning weegt op tegen de beperkte impact op betrokkenen, omdat

• • de verwerking beperkt is tot de professionele context
• • geen geautomatiseerde besluitvorming plaatsvindt
• • betrokkenen worden geïnformeerd over de verwerking
• • adequate beveiligingsmaatregelen zijn getroffen

3.3 Categorieën betrokkenen

3.4 Categorieën persoonsgegevens

3.5 Ontvangers van gegevens

3.6 Subverwerkers

De actuele lijst met contactgegevens en wijzigingsprocedure staat op de pagina sub-verwerkers.

4. Noodzakelijkheid en evenredigheid

4.1 Noodzakelijkheid

De verwerking van persoonsgegevens is beperkt tot wat strikt noodzakelijk is.

• • Accountgegevens, minimaal nodig voor authenticatie en autorisatie
• • Gebruiksgegevens, nodig voor ondersteuning en verbetering van de dienst
• • Contentgegevens, volledig onder controle van de gebruiker

4.2 Proportionaliteit

Bewaartermijnen per gegevenscategorie

Dit zijn de geldende termijnen uit het bewaartermijnenbeleid van CivAI (21 september 2026). Zij gaan voor op de pilottermijnen in het brondocument van 13 september 2026 en worden in versie 1.1 van de DPIA gelijkgetrokken. Zie ook artikel 9 van de verwerkersovereenkomst.

4.3 Subsidiariteit

Er zijn geen minder ingrijpende alternatieven die dezelfde doelen bereiken.

• • Traditionele tekstverwerking biedt niet dezelfde AI-ondersteuning
• • CareGPT is specifiek ontwikkeld voor de professionele omgeving met privacy by design

5. AI Act

5.1 Classificatie onder de AI Act

De AI Act (Verordening (EU) 2024/1689) deelt AI-systemen in risicocategorieën in. Op basis van het beoogde gebruik en de functionaliteit is CareGPT geclassificeerd als een niet-hoog-risico AI-systeem. Het functioneert als administratief en documentatie-ondersteunend instrument voor zorgprofessionals en wordt niet gebruikt voor klinische diagnose, behandelbeslissingen of triage. Het valt buiten Bijlage III, categorie 5 (essentiële diensten), omdat het klinisch oordeel niet vervangt.

5.2 Menselijk toezicht

CareGPT is ontworpen met menselijk toezicht als kernprincipe, in lijn met artikel 14 van de AI Act.

• • De professional beoordeelt, valideert en beslist altijd over alle door AI gegenereerde output
• • Het systeem onderneemt geen autonome acties
• • Gebruikers behouden volledige controle over het gebruik en de toepassing van AI-suggesties
• • De AI is een ondersteuningsinstrument, de mens blijft de beslisser

5.3 Geen geautomatiseerde besluitvorming

CareGPT voert geen geautomatiseerde besluitvorming uit in de zin van artikel 22 AVG.

• • AI-output dient uitsluitend als ondersteuning en suggestie, nooit als besluit
• • Er vindt geen profilering of scoring van personen plaats
• • Er treden geen juridische of vergelijkbare significante gevolgen op zonder menselijke tussenkomst
• • Alle output vereist expliciete menselijke beoordeling vóór enige actie

5.4 Overzicht AI Act

6. Risico-identificatie en -beoordeling

7. Maatregelen

7.1 Technische maatregelen

7.2 Organisatorische maatregelen

8. Rechten van betrokkenen

8.1 Uitoefening van rechten

Betrokkenen oefenen hun rechten uit via de reguliere kanalen van de zorgaanbieder. Gebruikers kunnen daarnaast direct in CareGPT hun eigen gesprekshistorie inzien en verwijderen.

• • Verzoeken worden geregistreerd via het reguliere privacyproces van de organisatie
• • Afhandeling binnen één maand, conform artikel 12 lid 3 AVG
• • Afstemming tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker bij verwijderingsverzoeken

8.2 Overzicht rechten

Vragen over deze DPIA of over de verwerking door CivAI kunnen naar privacy@civai.eu.

9. Consultatie

9.1 Interne consultatie

9.2 Externe consultatie

De noodzaak van voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens is beoordeeld op basis van de restrisico's na maatregelen. Omdat geen hoog restrisico resteert, is voorafgaande raadpleging niet vereist (artikel 36 AVG).

• • De risico's worden voldoende gemitigeerd door de genomen maatregelen
• • Er vindt geen grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens plaats
• • De verwerking blijft binnen de kaders van de AVG

10. Conclusie en advies

10.1 Conclusie

De verwerking van persoonsgegevens binnen CareGPT kan noodzakelijk en proportioneel worden geacht, mits de beschreven maatregelen aantoonbaar zijn ingericht en worden nageleefd.

• De geïdentificeerde risico's worden adequaat gemitigeerd door de technische en organisatorische maatregelen uit sectie 7
• De rechten van betrokkenen worden gewaarborgd
• De toepassing kwalificeert als niet-hoog-risico AI-systeem onder de AI Act
• Voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens is niet vereist

10.2 Restrisico

Na implementatie van de maatregelen resteert een beperkt tot gemiddeld restrisico, met name ten aanzien van

• • onbedoelde invoer van persoonsgegevens in vrije tekstvelden
• • transparantie richting betrokkenen
• • afhankelijkheid van gebruikersdiscipline bij verantwoord gebruik
• • AI-specifieke risico's zoals hallucinatie en overmatige afhankelijkheid van output

Dit restrisico is aanvaardbaar binnen de scope van de verwerking, gegeven de mitigerende maatregelen en de beperkte omvang van de verwerking.

10.3 Advies en besluitkader

De inzet van CareGPT kan doorgang vinden als aan deze condities is voldaan.

Documenthistorie en herziening

De DPIA wordt bijgewerkt bij elke nieuwe afnemer en jaarlijks integraal herzien. Het document is onderdeel van het managementsysteem voor informatiebeveiliging van CivAI (ISO 27001, beheersmaatregel A.5.34) en wordt op verzoek als ondertekend exemplaar aan afnemers verstrekt.