Compliance

Data Protection Impact Assessment (DPIA)

CareGPT — Pilotfase

Organisatie	CivAI B.V. (CareGPT)
Versie	1.0 PILOT
Datum	30 augustus 2025
Status	Definitief voor Pilot
Contact	contact@caregpt.nl

Managementsamenvatting

CareGPT biedt Nederlandse zorginstellingen een AVG-compliant alternatief voor ChatGPT tijdens een pilotfase van 3 maanden. Het platform draait op Microsoft Azure binnen de EU en verwerkt alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van AI-diensten.

Belangrijkste kenmerken pilot

• Gebruikers: Maximaal 20 gebruikers per instelling (zorgprofessionals, verpleegkundigen, beleidsmedewerkers)
• Locatie: Data blijft binnen de EU (Azure West-Europe)
• Training: Geen gebruik van data voor AI-training
• Logging: Volledige audit logging
• Kosten: Gratis tijdens pilot (Zorgpilot)

Risicoklassificatie

Risico Level	Beschrijving	Maatregelen
HOOG	Onbedoelde verwerking bijzondere persoonsgegevens (patiëntdata)	Technische en organisatorische maatregelen
GEMIDDELD	Mogelijke datalekken, AI-hallucinaties	Encryptie, training, disclaimers
LAAG	Ongeautoriseerde toegang door derden	Access control, MFA

1. Beschrijving van de gegevensverwerking

1.1 Context en probleem

Meer dan 70% van zorgprofessionals gebruikt ChatGPT of soortgelijke tools via privé-accounts voor werk. Dit creëert substantiële risico's:

• AVG-overtredingen door dataverwerking buiten EU
• Shadow IT via WhatsApp en privé-tools
• Geen controle over patiënt- en zorgdata
• Training van AI-modellen op gevoelige gegevens (bijv. patiëntdossiers)

1.2 CareGPT oplossing

CareGPT biedt tijdens de pilot een veilig alternatief dat:

• Dezelfde AI-functionaliteit biedt als ChatGPT
• Data binnen EU houdt (Azure datacenter Europa)
• Geen training uitvoert op gebruikersdata
• Audit trails voor verantwoording biedt
• Europese support en NEN 7510-bewuste opzet levert

1.3 Pilot opzet

Periode	3 maanden (Zorgpilot)
Deelnemers	Max. 10 zorginstellingen
Gebruikers	Max. 20 per instelling
Kosten	Gratis
Doel	Valideren product-market fit en zorgbehoeften verzamelen

2. Persoonsgegevens

2.1 Overzicht persoonsgegevens

Categorie betrokkenen	Type	Persoonsgegevens	Bron
Gebruikers (zorgprofessionals, verpleegkundigen, medewerkers)	Gewoon	Naam, e-mailadres, functie, instelling	Aanmelding door gebruiker
Gebruikers	Gewoon	IP-adres, browserinfo, timestamps	Systeem logging
Gebruikers	Gewoon	Prompts, chatgeschiedenis	Gebruikersinteractie
Derden (in documenten)	Onbekend	Potentieel alle categorieën, incl. bijzondere gegevens	Documenten geüpload door gebruikers

2.2 Kritieke risico's

Gebruikers kunnen documenten uploaden met persoonsgegevens van patiënten of cliënten, zoals:

• Medische gegevens (diagnoses, medicatie, zorgplannen)
• Gedrags- of zorginformatie
• Financiële gegevens (pgb, zorgkosten)
• Begeleidingsverslagen en rapportages

3. Verwerkingsactiviteiten

3.1 Overzicht verwerkingen

Verwerking	Persoonsgegevens	Doel
Registratie	Naam, email, instelling	Account aanmaken
Authenticatie	Email, wachtwoord	Toegang verlenen
Opslag	Alle gebruikersdata	Service leveren
AI-processing	Prompts, documenten	Antwoorden genereren
Logging	Alle acties + metadata	Audit trail, security
Backup	Alle data	Continuïteit
Verwijdering	Alle data	Op verzoek gebruiker

3.2 Uitgesloten verwerkingen

✗Marketing

✗Productontwikkeling met klantdata

✗Verkoop aan derden

✗Profiling

4. Betrokken partijen

Partij	Rol	Functies	Toegang tot
CivAI B.V. (CareGPT)	Verwerker	Platformbeheer, support	Alle data (encrypted)
Microsoft Ireland	Sub-verwerker	Azure hosting	Encrypted data, geen keys
Zorginstellingen	Verwerkingsverantwoordelijke	Bepalen gebruik	Data eigen gebruikers
Gebruikers	Betrokkene/invoerder	Gebruik platform	Eigen data

5. Technische en organisatorische maatregelen

5.1 Verwerkingslocaties

• Primaire hosting: Azure West-Europe
• Backup: Azure paired region (België)
• Support: CivAI kantoor (Nederland)
✗Geen doorgifte buiten EER

5.2 Technische specificaties

Technische maatregelen

• AI-verwerking: Azure OpenAI Service (GPT-4)
• TLS 1.3 (data in transit)
• AES-256 encryptie (data at rest)
• Bcrypt hashing (wachtwoorden)
• JWT sessies
• Multi-factor authenticatie
• Audit logging

Niet van toepassing

✗Geen profiling
✗Geen automatische besluitvorming met rechtsgevolgen
✗Geen AI-training op gebruikersdata

6. Rechtsgronden

Verwerking	Rechtsgrond (Art. 6 AVG)	Motivatie
Platformgebruik	6.1.b (overeenkomst)	Dienstverlening
Zorgdata	6.1.c / 6.1.e (wettelijke plicht / algemeen belang)	Zorgdoeleinden
Security logging	6.1.f (gerechtvaardigd belang)	Beveiliging
Wettelijke bewaring	6.1.c (wettelijke plicht)	Compliance

7. Bewaartermijnen

Gegevens	Bewaartermijn	Motivatie	Actie
Chatgeschiedenis	Zolang gebruiker wil	Gebruikerscontrole	Delete op commando
Geüploade documenten	Gekoppeld aan chat	Onderdeel gesprek	Met chat verwijderd
Accountgegevens	Actief + 6 maanden	Administratie	Automatisch verwijderd
Security logs	12 maanden	Incident response	Automatisch rollover
Audit logs	7 jaar	Zorgverantwoording	Archivering
Backup	30 dagen rollend	Disaster recovery	Overschreven

8. Rechten van betrokkenen

Recht	Implementatie	Doorlooptijd
Inzage	Exportfunctie	5 werkdagen
Rectificatie	Accountinstellingen	Direct
Verwijdering	Deletefunctie	5 werkdagen
Portabiliteit	JSON/CSV export	5 werkdagen
Bezwaar	Beoordeling privacy officer	5 werkdagen

Verzoeken indienen via contact@caregpt.nl.

9. Risicobeoordeling

9.1 Geïdentificeerde risico's

Datalek persoonsgegevens

Hack/leak van patiënt- of zorggegevens. Kans: Laag, Impact: Zeer hoog

HOOG

Bijzondere gegevens

Upload medische/zorgdata. Kans: Hoog, Impact: Hoog

HOOG

AI-hallucinaties

Onjuiste output in zorgcontext. Kans: Gemiddeld, Impact: Gemiddeld

GEMIDDELD

Ongeautoriseerde toegang

Accountcompromise. Kans: Laag, Impact: Hoog

GEMIDDELD

Vendor lock-in

Azure afhankelijkheid. Kans: Hoog, Impact: Laag

LAAG

9.2 Risicobeheersing

Risico	Technische maatregelen	Organisatorische maatregelen	Restrisico
Datalek	Encryptie, TLS, access control	Incident response, training	Laag
Bijzondere gegevens	Encryptie, audit logs	Waarschuwingen, onboarding	Gemiddeld
AI-hallucinaties	Model settings	Training, disclaimers in UI	Gemiddeld
Ongeautoriseerde toegang	MFA, session timeout	Awareness training	Laag
Vendor lock-in	Containerarchitectuur	Exit-strategie 2026	Laag

10. Bijzondere persoonsgegevens (Artikel 9 AVG)

10.1 Risico-identificatie

Hoog risico: gebruikers kunnen bijzondere gegevens uploaden zoals:

• Zorgdossiers en medische verklaringen
• Diagnoses, medicatie en behandelplannen
• Begeleidingsrapportages

10.2 Mitigatiemaatregelen

Technisch: Encryptie van alle data
Interface: Waarschuwingen in UI bij uploaden van documenten
Training: Instructie zorgprofessionals en beheerders
Beleid: Geen inhoudelijke analyse door CareGPT

11. Doelbinding en evenredigheid

11.1 Toegestane doelen

✓ Alleen voor zorggerelateerde AI-dienstverlening

11.2 Uitgesloten doelen

✗Geen productontwikkeling met data

✗Geen verkoop/delen met derden

✗Geen marketing

11.3 Noodzaak en evenredigheid

Noodzakelijkheid: Gebruik van AI is realiteit in de zorg; een veilig alternatief is de enige optie
Proportionaliteit: Minimale dataverzameling, gebruiker houdt controle
Subsidiariteit: Verbieden werkt niet; commerciële tools zijn niet AVG-compliant

12. Aanbevelingen en implementatie

12.1 Aandachtspunten voor zorginstellingen

Verwerkersovereenkomst afsluiten met CareGPT
Zorgprofessionals instrueren over verantwoord gebruik
Procedures datalekken en bewaartermijnen afstemmen
Interne procedures aanpassen aan gebruik CareGPT

12.2 Besluitvorming zorginstelling

Akkoord met deelname pilot
Verwerkersovereenkomst getekend
Gebruikers geïnstrueerd
Interne procedures aangepast

13. Planning en mijlpalen

Mijlpaal	Datum	Status
DPIA definitief	Januari 2026	✅ Gereed
Zorgpilot start	Februari 2026	⏳ Gepland
Tussentijdse evaluatie	Maart 2026	⏳ Gepland
Pilot evaluatie	April 2026	⏳ Gepland
Go/No-go productie	Mei 2026	⏳ Gepland

14. Juridisch kader

AVG/GDPR: Volledig van toepassing

Wgbo / BIG: Indirect relevant; zorginstellingen blijven eindverantwoordelijk

NEN 7510: Informatiebeveiliging in de zorg; ontwerp conform NEN 7510, certificeringstraject gestart

EU AI Act: Voorbereid (laag risico classificatie)

Bijlagen

• Bijlage A: Technische specificaties (Azure Web Apps, PostgreSQL, OpenAI Service, Blob Storage, Key Vault)
• Bijlage B: Incident Response Plan
• Bijlage C: Verwerkersovereenkomst
• Bijlage D: Contactgegevens CivAI / CareGPT

15. Document goedkeuring

Dit document is opgesteld conform de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en bevat een grondige analyse van de privacy-impact van de CareGPT pilotfase.

Functie	Naam	Datum	Handtekening
Privacy Officer	—	—	—
CISO	—	—	—
Management	—	—	—